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OFFRE D’EMPLOI – ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

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SOMMAIRE

Sous la responsabilité de la direction générale le/la candidat(e) agira en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) qui a pour mission d’assister l’équipe de l’Opéra de Québec dans diverses tâches quotidiennes permettant un bon déroulement des opérations.

Fondé en 1983, l’Opéra de Québec a pour mission de présenter chaque saison au public des productions professionnelles d’œuvres majeures tirées du répertoire d’art lyrique. L’institution invite des artistes de réputation internationale et met de l’avant les talents d’ici en leur offrant une première occasion professionnelle de se démarquer.  Depuis 2011, le Festival d’opéra de Québec s’ajoute aux activités régulières en présentant chaque été plusieurs événements partout dans la ville.  Ce rendez-vous estival a vu naître des partenariats prestigieux, notamment avec le Metropolitan Opera (New York).

 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Soutenir la direction générale et la direction artistique dans leurs tâches quotidiennes (rédaction de projets de réponses, assurer plusieurs suivis, etc.);
  • Assurer un suivi rigoureux des dossiers liés à la gestion interne (suivis concernant des politiques, tableaux de bord, chiffriers Excel, etc.);
  • Rédiger des communiqués internes ou des procédures administratives;
  • Organiser diverses réunions, rédiger les ordres du jour, coordonner tous les documents s’y rapportant et rédiger les procès-verbaux;
  • Remplir des formulaires et contrats (contrats de l’Union des Artistes, documents de paiement et d’identification, etc.);
  • Participer à la négociation d’ententes auprès de certains fournisseurs, approuver les factures et assurer le respect de celles-ci;
  • Communiquer les déficiences ou problématiques à certains intervenants externes, et assurer un suivi des demandes réalisées.

  Soutien à l’équipe :

  • Répondre aux courriels des clients pour des demandes diverses reliées à la facturation, aux différentes directives d’envois de documents, à l’application de paiements, etc.;
  • Collaborer avec l’équipe dans la rédaction et la correction de documents;
  • Appuyer les professionnels à l’interne pour les demandes administratives;
  • Effectuer toute autre tâche connexe liée au soutien administratif.

EXIGENCES

  • Diplôme ou attestation d’études collégiales (DEC ou AEC) en techniques administratives ou de bureautique, ou expérience équivalente;
  • Deux (2) ans d’expérience dans un rôle d’adjoint(e), un atout;
  • Maîtrise du français et de l’anglais;
  • Maîtrise des outils de gestion informatisée (Outlook, Excel, Word, PowerPoint);
  • Habileté d’apprentissage de nouveaux logiciels.

Toute combinaison de formation et d’expérience professionnelle et toute autre expérience jugée pertinente sera considérée.

APTITUDES ET HABILETÉS

  • Sens de l’organisation et habileté à gérer les priorités;
  • Polyvalence, proactivité et efficacité;
  • Autonomie, débrouillardise et flexibilité;
  • Minutie et souci du détail;
  • Professionnalisme et discrétion;
  • Aptitudes en service à la clientèle.

CE QUE NOUS VOUS OFFRONS

  • Régime d’assurance collective;
  • Régime de retraite;
  • Poste permanent à temps plein.

POUR POSTULER

Vous possédez les compétences requises et les tâches décrites plus haut correspondent à vos talents et champs d’intérêt?  Nous vous invitons à nous transmettre, au plus tard le 21 juin 2021, votre curriculum vitae et une lettre de présentation à l’attention de Fabien L’Heureux, directeur de l’administration et des ressources humaines à l’adresse suivante : flheureux@operadequebec.com

Bien que toutes les candidatures seront analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues.  Nous vous remercions de l’intérêt que vous avez manifesté pour notre organisation.